Sicherer Backup der E-Mail Kommunikation
Neben Outlook und E-Mail-Onlineservices wie GMX oder Gmail gibt es noch eine weitere interessante Alternative, die gesamte E-Mail Kommunikation zu sichern und ordentlich zu archivieren.
Ich verwende dafür die freie Software „Thunderbird Portable Edition“ für Windows. Diese Software muss nicht direkt auf dem Computer installiert werden, sondern kann auch einfach von mobilen Datenträgern gestartet werden. Der Vorteil dabei ist, dass diese „Portable Edition“ und dessen Sicherungskopien dann direkt auf einem anderen Computer aufrufbar sind, wenn das Hauptarbeitsgerät z.b. das Notebook defekt oder abhanden gekommen ist.
Selbstverständlich lässt sich Thunderbird auch auf eine verschlüsselte Festplatte oder auf einen verschlüsselten USB-Stick speichern. Ich verwende dafür den Windows-Bitlocker.
Damit ist die E-Mail Kommunikation komplett vor fremdem Zugriff geschützt.
Ich lege zum Beispiel einfach jedes Jahr eine Kopie der gesamtem Thunderbirdsoftware inklusive aller E-Mails auf der Sicherungsfestplatte ab.
Nach 10 Jahren entstehen dann 10 ähnliche Kopien mit redundanten Daten, jedoch ist jede Kopie einzeln aufrufbar. Wenn ich also eine E-Mail aus dem Jahre 2009 suche, starte ich die Sicherungskopie 2010 und habe auch damit alle Follow-ups und Antworten auf diese E-Mail sichtbar.
Nachdem ich eine Sicherungskopie angelegt habe, kann ich in meiner Originalinstallation alle E-Mails löschen, die älter als 5 Jahre sind, um die Größe der Daten überschaubar zu halten.
Bei mir sind das etwa 3 Gigabyte für 10 Jahre. Das kann natürlich nur ein Beispiel sein. Es kommt weniger auf die Anzahl der E-Mails, als vielmehr auf die Anzahl und Größe der E-Mail Anhänge an.
Thunderbird ist eine kostenlose Open Source Software, die auch E-Mails aus Outlook importieren kann.